Los sistemas de gestión hotelera (PMS) son considerados una parte central de la administración, pues acercan al personal de la propiedad a ofrecer el servicio necesario para lograr una experiencia única en los huéspedes.
Estas aplicaciones informáticas incluyen el procesamiento rutinario de reservas, así como el manejo de registros, cargos de huéspedes, la auditoría nocturna, salida de huéspedes, intercambio electrónico de datos, entre otras cosas.
Poder contar con la información en tiempo y forma resulta indispensable en el medio hotelero, pues facilita la comunicación del progreso de la propiedad a los interesados, así como monitorear los ingresos, las reservas y el inventario, por lo tanto, reportar todos estos datos operativos en el hotel es una forma de lograr identificar el crecimiento y las áreas que necesitan mayor atención.
Bajo este marco, uno de los aspectos más importantes al momento de elegir comprar un PMS es la información que éste puede recaudar y la forma en que ésta información puede servir de ayuda al momento de tomar decisiones relacionadas al manejo del hotel.
En ese sentido, mantener todos los datos organizados es parte de las prioridades de una buena gestión, lo que se verá traducido en una excelente imagen hospitalaria.
Reservatio, es un software de gestión hotelera que almacena la información para presentarla a manera de reportes ejecutivos que permitirán al hotelero independiente controlar de una forma acertada la información e identificar las áreas de oportunidad.
¿Qué son los informes dentro del PMS?
Los informes son reportes generados por el sistema que despliegan los datos recabados durante su uso en un periodo determinado de tiempo. Estos datos son ordenados de manera que resulte fácil y claro de entender para el usuario, proporcionando herramientas al hotelero para mejorar la gestión de la propiedad.
En el PMS existen diferentes tipos de informes que pueden ser filtrados de acuerdo con las necesidades del consumidor, lo que permitirá analizar la información con base en un periodo determinado, el origen de las reservas, los tipos de habitación, las formas de pago, etc., además el sistema permite imprimir o exportar dicha información en formato PDF o Excel.
A continuación, se describen algunos de los informes más importantes que se pueden obtener gracias al software de Reservatio.
Informe de ocupación
Muestra las estadísticas clave de ocupación en la propiedad como ingresos promedio, ocupación, etc., clasificando la información por tipo de habitación.
Informe de extras
Muestra un recuento de las ventas adiciones de productos, servicios extra cargados en una reservación.
Informe de reservas
Despliega la información financiera por reservación, en donde el usuario tiene la opción de filtrar reservas por día de llegada o salida, estancia o fecha de realización de la misma, así como el canal por el cual se creó.
¿Cuál es la utilidad de estos informes?
Al presentar la información de una manera clara y clasificada, estos reportes ayudan a tomar decisiones relacionadas al manejo de la propiedad. Los informes financieros permiten al hotelero hacerse una idea del desempeño financiero de la propiedad, en distintos aspectos.
Otros informes permiten llevar el control de las ventas en el hotel, tomando en cuenta los diferentes productos que pueden ser vendidos desde sólo una habitación hasta extras.
Todos estos informes otorgan una imagen más clara de la posición del hotel, qué cambios se pueden implementar, qué modificaciones pueden resultar benéficas y qué aspectos pueden ser corregidos o suprimidos para mejorar la operación de la propiedad.
¿Cómo puedo emplear los informes en la gestión de una propiedad?
Primero, es importante identificar áreas de oportunidad en el hotel, para posteriormente centrarse en ese aspecto específico, para ello, es necesario analizar la información y los datos que muestren qué puntos pueden corregirse, implementar medidas de mejora y empezar a comparar informes con diferentes periodos de tiempo.
Es posible basarse en los informes para establecer una serie de objetivos en cuanto al manejo de la propiedad. Los informes permitirán visualizar si se ha logrado alcanzar o no dichos objetivos, y de esta manera contar con una herramienta de monitoreo del avance con respecto a las metas establecidas.
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