¿Qué es un PMS y cómo puede ayudar a la gestión de mi hotel?

La mayoría de los hoteleros en Latinoamérica y sobre todo en México, están acostumbrados a llevar la gestión de su hotel en hojas de Excel e incluso hasta en hojas de papel. Esta práctica es sumamente laboriosa, ineficiente y puede llegar a ser muy estresante, incluso hacerle perder dinero y esfuerzo.

 

 

El hecho de contar con un PMS (Property Management System), le hará trabajar de manera productiva, lo que eventualmente le ayudará a administrar de manera óptima sus reservas y sus habitaciones.

 

Conocido también como Sistema de Gestión Hotelera, un PMS es una aplicación de software completa que se usa para automatizar las funciones del hotel, como las reservaciones de los clientes, las reservaciones en línea, administrar los puntos de venta, teléfono, cuentas por cobrar, marketing y ventas, servicios de banquetes, alimentos y bebidas, control de costos y administración, gestionar materiales, mantenimiento de las instalaciones, recursos humanos y nómina, gestión de calidad y otros servicios.

 

Los PMS pueden interactuar con los sistemas centrales de reservaciones y de los ingresos o el rendimiento de sistemas de gestión, atención al público, back office y sistemas de puntos de venta.

 

 

¿Qué funcionalidades tiene un PMS?

Reservaciones. Las características del sistema de reservas están integradas con otras funciones, como perfiles, servicios de caja y depósitos. Este módulo de software de gestión de propiedades proporciona un completo conjunto con características para crear y actualizar reservas individuales, de grupos y de bloques de negocio, incluida la gestión de depósitos, cancelaciones, confirmaciones, lista de espera, bloqueo de habitaciones y uso compartido.

 

Gestión de tarifas. En este módulo se encuentra un amplio conjunto de características que permiten establecer y controlar automáticamente las tarifas, para estimación de tarifas y para análisis y proyección de los ingresos.

 

Perfiles. Permite obtener registros demográficos completos de los clientes, cuentas de negocios, contactos, grupos, agentes y orígenes. Los perfiles normalmente incluyen direcciones, números telefónicos, inscripciones de asociación, detalles de estancias e ingresos, preferencias de clientes y otros datos que aceleran y mejoran la precisión de la gestión de reservaciones y muchas otras actividades.

 

Recepción. Este módulo gestiona clientes individuales, grupos y clientes sin reservación,  y dispone de funciones de bloqueo de habitaciones, gestión de mensajes de los clientes y servicio de despertador, así como funciones de creación y seguimiento en localizaciones o informes consultivos entre departamentos.

 

Back office. Permite controlar las transferencias de ingresos, transferencias de estadísticas de mercado, transferencias de estadísticas diarias y transferencias de saldo de créditos.

 

Gestión de habitaciones. Las funciones de gestión de habitaciones administran todas las facetas de la supervisión de éstas, incluida la disponibilidad, administración interna, mantenimiento e instalaciones. Coordina, así mismo, los esfuerzos de recepción y administración interna cuando los clientes están esperando habitaciones que no están disponibles de manera inmediata para su asignación.

 

Servicio de caja. El servicio de caja admite numerosos métodos de pago por reserva incluidos efectivo, cheque, tarjetas de crédito y pago directo.  Administra la aplicación de cargos a los huéspedes, incluidos impuestos y otros gastos, el ajuste de cargos, la gestión de depósitos anticipados, liquidaciones, entre otros.

 

Informes. Los informes se pueden personalizar para cada hotel.

 

Configurabilidad. Los permisos de usuario determinan a qué funciones del software de gestión hotelera PMS puede acceder cada usuario o grupo de usuarios.

 

 

 

Hoy en día la tecnología permite que todas las áreas de un hotel incrementen su productividad de manera exponencial. Con un sistema que ayude a administrar las propiedades se pueden automatizar procesos que en su momento eran manuales, reduciendo así la carga de trabajo administrativa.

 

El hecho de contar con un PMS beneficia la operación de la recepción, ya que las labores diarias de trabajo en el área podría soportarse fácilmente con menos personal. Solo se tendrían que preocupar por la administración de las tarifas y gestionar la disponibilidad de las habitaciones, ya que la información está en un solo sistema.

 

Un PMS trabaja como una solución todo en uno, convirtiéndose en el centralizador y motor de su hotel.

 

 

 

En conclusión

La tecnología sigue mejorando día a día la vida de las personas y de los hoteles.

 

Un PMS agiliza y favorece la administración del hotel y lleva de manera correcta el exceso de información que se recibe diariamente.

 

Con las herramientas adecuadas, podrá estar más organizado, teniendo menos errores y ver que todo trabaja de manera apropiada en su hotel.

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