Preguntas frecuentes

Manual de usuario

Cómo navegar por el panel de transmisión en vivo: transmisión en vivo, Check-ins, Check-outs y estadística.

 

La barra superior azul se utiliza para las acciones cotidianas, se repasará cada campo con más detalle en los próximos artículos.

Panel

Al iniciar sesión en Reservatio, el panel de control será el encargado de dar la bienvenida, este se conforma de tres columnas que se explicarán en este artículo.

 

Transmisión en vivo

 

La transmisión en vivo muestra todas las reservas, cancelaciones y modificaciones entrantes para que el equipo de recepción esté al tanto de lo que sucede todo el tiempo.

Los colores tienen diferentes significados, el verde para una nueva reserva, amarillo para una modificación de una reserva y rojo para cancelaciones.o.

 

A través de este listado de transmisión en vivo es posible abrir la tarjeta de registro de la reservación y realizar cambios o simplemente echar un vistazo.

Para ver la tarjeta de registro, simplemente es necesario hacer clic en la reservación y seleccionar Ver Reserva.

Check-ins y Check-outs.

Los campos de Check-ins y Check-outs se pueden considerar como la lista de tareas de la recepción para el día.

Todas los Check-ins y Check-outs de hoy o de mañana son fácilmente accesibles desde el Panel.

Al hacer clic en el nombre del huésped es posible realizar el Check-in rápidamente, y seleccionando Ver Reserva se puede abrir la tarjeta de registro con los detalles de la reservación.

 

La lupa es una forma de buscar un nombre o un número de habitación de los huéspedes que llegan o salen.

La pequeña burbuja de chat junto a la reserva significa que hay un comentario o una nota sobre esta reserva en particular. Pasando el cursor sobre esa burbuja se puede ver la nota, o haciendo clic para ver o agregar comentarios adicionales a esta reserva.

El estado del pago es visible, verde para reservas pagadas y rojo para no pagadas.

Importante con respecto a las notas: las notas de los huéspedes y las notas de limpieza solo seguirán a esta reserva en particular, pero las notas del hotel seguirán a este cliente, es decir, si este cliente vuelve a reservar una habitación, la nota del hotel aparecerá en su próxima reserva.

 

Estadística

En la sección Estadística, los detalles se muestran en un gráfico, estos detalles se dividen en tres opciones:

 

Ocupación: porcentaje de reservas en los próximos 28 días.

Ingresos: ingresos por reservas en los últimos 28 días.

Canales de reserva: estadísticas de reservas a través de diferentes canales. Muestra los resultados de las reservas realizadas en los últimos 28 días.

 

 

Inventario

Esto es lo que se debe hacer para cerrar la venta de un tipo de habitación e incluso de toda la propiedad.

 

Hay varias formas de administrar la disponibilidad en el PMS. Una forma de hacerlo que un tipo de habitación en específico o toda la propiedad no esté disponible por un periodo breve es cerrar el tipo de habitación o la propiedad, para ello es necesario realizar una serie de pasos.

Primero es necesario ir a la pestaña de inventario en la parte superior de la pantalla y presionar la opción “Cerrar”. Desde ahí se podrán ver todos los tipos de habitaciones en el mes actual y su disponibilidad.

 

 

 

El color verde indica que hay disponibilidad para el tipo de habitación y el gris indica que está agotado, pero la disponibilidad volverá si hay alguna cancelación (por lo que no constituye un cierre). Los números de las celdas indican cuántas unidades de cada tipo te quedan por vender.

 

 

Para cerrar tarifas o habitaciones específicas, es mejor hacerlo en “Parar Venta” (ir a Inventario en la parte superior derecha de la pantalla y elegir la opción Parar Venta). En la esquina inferior derecha hay un botón de “Actualización Masiva”, ese botón abrirá una ventana emergente donde se podrán hacer cambios para el periodo seleccionado y las habitaciones y tarifas seleccionadas.

 

 

Nota: en caso de que no pueda ver la opción cerrar por favor comuníquese con el equipo de soporte.

 

 

Cambiar el número de habitaciones disponibles o bloquear habitaciones.

 

A veces es necesario cerrar algunas habitaciones manualmente, ya sea por renovación o por estar fuera de uso por cualquier otra razón.

Una forma de hacerlo es bloquear esas habitaciones específicas en el calendario de reservas, para ello es necesario abrir el calendario, hacer clic secundario en la intersección de la fecha y la habitación y seleccionar bloquear habitación.

En el siguiente ejemplo se cierra la habitación 2 del 12 al 17 de octubre.

En la ventana emergente es posible establecer el periodo que requiere ser bloqueado, luego es necesario comprobar que se ha seleccionado la habitación correcta, luego detallar un motivo para bloquearla y por último guardar.

En consecuencia, será necesario validar en el calendario que la habitación esté bloqueada en periodo seleccionado.

Otra opción es ajustar manualmente el número de habitaciones disponibles por tipo de habitación.

En inventario – Todas, en la parte inferior de la página, será necesario seleccionar la opción que dice “Anular disponibilidad manual”.

Esto hará que el número de habitaciones sea editable, ejemplo del 10 al 12 de noviembre.

 


Ya solo será necesario guardar los cambios.



El sistema establece una pequeña linea roja bajo las fechas que han sido modificadas para identificarlo, además aparece una pequeña cruz que permite borrar el cambio manual sin mayor complicación.

Para limitar la cantidad de reservas tardías para el mismo día.

 

Cerrar las habitaciones disponibles cuando en realidad no están agotadas pudiera representar una pérdida de ingresos, sin embargo, si la recepción cierra temprano y un huésped reserva para el mismo día su llegada nadie sabrá de su llegada, es una realidad que todos los huéspedes esperan que los horarios de Check-in y Check-out sean solo una letra en el papel y nada más, por lo que harán la reserva después del horario de Check-in.

 

En Reservatio, cuando se ajusta este tiempo, solo se hace para el motor de reservaciones, no para las OTAs o algún otro canal que venda la propiedad. Cada uno de estos canales tiene su propia configuración y esta debe actualizarse manualmente en la extranet.

 

Si se está utilizando el motor de reservas de Reservatio para reservas directas incluido desde el paquete básico, es posible acceder a la configuración en el perfil de administrador que aparece en la parte superior derecha de la pantalla.

 

 

 

La ruta es: inventario – configuraciones – Misma fecha de corte de la reserva.

Ajustar la hora local en que se requiere corta la disponibilidad de las reservas en la página web para ese mismo día y cada día.

 

Para las OTAs es recomendable que se fije este tiempo en la extranet de cada OTA o comunicarse directamente con el encargado de la cuenta/mercado para cada canal y asegurarse de que esté actualizado con las necesidades del hotel.

En muchos casos es posible actualizar si el huésped puede reservar el mismo día o no, pero un método intermedio, como una hora específica del día es algo que también es posible realizar pero debe ajustarse manualmente.

 

Si la propiedad está ubicada en área que normalmente tiene alto volumen de reservas para el mismo día, puede perder volúmenes inesperadamente altos al restringir la ventana de venta de esta manera.

Reservatio proporciona una política de cancelación predeterminada para todos los hoteles nuevo, pero es necesario modificarla de acuerdo a cada hotel y necesidad que este tenga.

Configuración > Inventario > Política de cancelación

Es posible tener varias políticas, más adelante se explica cómo se pueden usar en diferentes escenarios. 

Para empezar, es recomendable que se edite la política predeterminada y se modifique con base en las necesidades, para ello es necesario hacer clic en el botón de editar que se encuentra a la derecha de la política.

Título de la política: cambiar el título para reflejar de qué tipo es.

Ejemplo: No Reembolsable o Flexible 24h.

Esto también permitirá identificar las políticas por nombre dentro de las reservaciones.

En esta sección es importante elegir cómo se va a manejar el depósito de las reservas, es muy importante tener en cuenta esta parte ya que se usará más adelante en las automatizaciones y en el motor de reservas.

¿Cómo controla los depósitos?

1. No se requiere depósito: esto significa que no es necesario que el huésped haga un depósito en la reserva.

2. Depósito igual al costo total: esto significa que el huésped debe depositar el 100% de la reserva.

3. X noches de depósito: en este caso se pueden seleccionar cuantas noches de depósito se requieren. Ejemplo: 1 noche.

4. % de depósito: aquí se puede seleccionar tomar un porcentaje del costo total como depósito. Ejemplo: 20% del total de la reserva.

5. Cantidad de depósito por reserva: el huésped debe dejar una cantidad fija de depósito por reserva.

6. Importe de depósito por habitación: identificar el importe del depósito por habitación reservada.

¿Cómo controla los reembolsos de depósitos?

Si se toma un depósito en la reserva, especifica si es reembolsable o no.

 

¿Tiene otro detalle?

Aquí es posible agregar algunos detalles adicionales, esto en caso de contar con políticas más complejas, pero siempre se puede dejar vacío en caso de que no se necesite.

 

Nota: la política personalizada permite escribir lo que se requiera, ya que habilita un campo de texto libre.

Política de cancelación o penalización por cancelación

En este caso es necesario especificar el periodo de cancelación gratuito o establecer una política personalizada para determinar más detalles.

Política de no presentación (No Show) o cancelación tardía

Además, es posible establecer la regla que aplicaría para el huésped en caso de no presentarse en el hotel o cancelar tarde la reserva.

 

Actualmente existe una sección especial para el desayuno, pero pronto se removerá ya que el desayuno se especifica con los extras y se agrega al plan de tarifas.

Por qué son importantes las diferentes políticas de cancelación

Seguramente la propiedad cuenta con más de una tarifa, y es probable que todas estas tengan el mismo plan de comidas (por ejemplo solo habitación), pero es necesario que algunas tarifas sean un poco más bajas que otras, por lo que es necesario establecer condiciones más estrictas. Es común que en las OTAs se manejen tarifas estándar y no reembolsables, por lo que para distinguir estas tarifas es necesario establecer políticas diferentes. 

Después de crear los planes tarifarios es necesario agregar las políticas correspondientes a cada uno de ellos, así que en caso de una tarifa estándar o flexible se le asignará una política flexibles, al contrario, en un plan tarifario no reembolsable se le deberá asignar un política de cancelación no reembolsable.

Accede a modificar las políticas de cancelación en este enlace.

En este apartado es posible encontrar una lista de todos los extras, además de agregar nuevos o editar los existentes.

Para añadir un nuevo extra es necesario acceder a la sección de configuraciones que se despliega del perfil en la parte superior derecha, luego, en el menú gris oscuro de la parte izquierda es necesario seleccionar la opción que dice “Contenido del Hotel” y por último la pestaña de “Extras”.

 

 

 

 

Añadir un nuevo extra a la reserva

 

Hacer clic en el botón “Añadir extra” que se encuentra al final de la página.

Entonces, se podrá visualizar una pantalla como la siguiente:

 

 

Título: Ingresar el nombre del extra aquí.

Categoría : Aquí puede seleccionar su categoría para fines de informes o reportes.
Precio: ingresar un valor no menor a 0 (es sistema ofrecerá el extra conforme al tipo de moneda configurado en la propiedad, ejemplo MXN).
Modo de venta: el sistema permite configurar cómo se desea vender el extra, puede ser por reserva, por noche, por persona, por persona por noche, etc.

Impuesto: Seleccionar qué tasa se deberá agregar para este extra (ejemplo IVA).

 

Opciones de venta en línea o en el motor de reservaciones (opcional)


Foto
: esto es solo si se desea vender el extra en el motor de reservas.
Vender en línea: marcar esta casilla si se desea vender en el motor de reservas.
Descripción: esto se utilizará en el motor de reservas como una descripción corta para clarificar con el huésped los detalles del extra.

Una vez creado el extra, estará disponible en el cuadro desplegable en la pantalla de gestión de reservas.

 

 

Añadir un extra a una reserva

Hacer clic en la reserva y acceder a la pestaña Extras como se muestra en la imagen.

 

 

 

Haz clic en el botón de añadir extras se obtendrá esta pantalla:

 

 

 

Elija extra o cree uno nuevo: aquí se puede seleccionar de una lista de extras o crear uno nuevo escribiendo un nombre diferente.
Habitación derivada: esto mostrará una lista de habitaciones a las que se puede adjuntar el extra.
Fecha de venta: esto es útil para los informes, se puede ignorar si no es importante.
Contar: cuántos de estos extras se están vendiendo.
Precio: el sistema determina el precio si el extra ya existe, es necesario ingresar un valor positivo en esta sección o 0 para complementar.
Total: esto se calculará automáticamente.

Incluir en el plan tarifario como complemento: esta opción agregará el extra con valor de 0 en la reserva solo para fines de reportes.
Mostrar desglose en la factura: el extra se mostrará en la factura si se selecciona esta opción.
Mostrar artículos complementarios en la factura: si se ha elegido ocultar los extras en la tarifa o tiene extras adicionales, se puede marcar esta opción para mostrar estos artículos en la factura sin un valor.

 

Casos de uso inusuales

El huésped desea agregar sus gastos en la tarifa de la habitación, podemos hacerlo al no verificar el desglose de la opción de factura. El precio extra se añadirá a la tarifa de la habitación.

 

Editar extras existentes

En el lado derecho de su pantalla hay dos opciones para cada extra: “Editar” o “Eliminar”.

 Será necesario comenzar por eliminar todos los extras que no se usarán en la reserva, aquí es importante tomar en cuenta que hay ciertos extras que no se pueden eliminar, para ello será necesario editarlos y establecer el precio en 0, para poder guardar los cambios es necesario antes marcar la casilla de verificación “Guardar sin impuestos”.

 

Cuando se utilizan tarifas de temporada para la propiedad, es importante definir un conjunto de reglas para determinar cuándo se desea que las tarifas estén disponibles.

 

Esto se hace en Configuración – Inventario – Temporadas y Eventos

Hay una “Temporada Predeterminada” que cubre varios años en el futuro. Si no hace nada para establecer Temporadas y Eventos, siempre se tendrá la misma tarifa indefinidamente.

Cuando se presiona el botón “Agregar temporada o evento”, aparecerá un cuadro donde se puede nombrar una nueva temporada, elegir un color para ella y las fechas a las que debe aplicarse. El color de esa temporada aparecerá en el calendario en esa sección de Configuración, pero también en la parte superior de la vista Reservas/Calendario en la interfaz de usuario principal de Reservatio a manera de un cintillo.

Será necesario repetir este proceso para cada una de las temporadas que se requiera configurar. En el lateral derecho de la pestaña Temporadas y Eventos, está la opción de editar, eliminar y agregar rangos de fecha para cada temporada.

 

También es posible ver los precios que han sido configurados para esa temporada o evento dando clic en el nombre.

 

Se abrirá una ventana como la siguiente:

 

Desde esa venta es posible realizar cualquier cambio en las tarifas o restricciones que necesite hacer.

Los eventos son ligeramente diferentes. Se configuran de la misma manera, pero es necesario marcar una casilla que dice que son un evento. Estos son eventos más cortos que ocurren en el área y que pueden afectar el precio que se necesita tener en la propiedad, como la Ruta del Vino.

 

Así es como se ven las Temporadas y los Eventos en la vista Reservas/Calendario de Reservatio.

 

 

Gestión de tarifas y restricciones dentro de Temporadas y Eventos

Una vez que se haya configurado las Temporadas y Eventos en Reservatio, es posible comenzar a completarlos con tarifas y restricciones de acuerdo a las necesidades de la propiedad.

Desde la pantalla de Temporadas y Eventos, será necesario elegir la Temporada o Evento cuya tarifa se desea cambiar y presiona el nombre del lado derecho. Nota: Si se pulsa el bolígrafo “editar”, solo se cambiarán los parámetros de la temporada, el color, la duración, etc.

Lo que se necesita aquí es que aparezca la tabla de tarifas debajo del calendario para que se empiece a trabajar con ella.

 

 

En la mayoría de los casos, al configurar Temporadas y Eventos, el objetivo es hacer la operación más fácil, no más difícil. En ese sentido, ya deberán estar las tarifas configuradas para que cada tipo de habitación tenga tarifas derivadas de una tarifa base. De esa manera, cada vez que se haga un ajuste se copiará de acuerdo con las necesidades en todas las demás tarifas.

Es importante asegurarse de que los “Filtros” estén marcados en todos los tipos de habitación y todas las categorías de tarifas antes de continuar, a menos que se requiera trabajar y actualizar solo uno. En ese caso, se procede con precaución ya que es fácil perderse y, de repente, las habitaciones individuales son mucho más caras que una habitación familiar, por ejemplo. Las temporadas se configuran para simplificar la operación después de que las haya configurado. Dedicar todo el tiempo que necesita a configurarlas en primer lugar es una sabia inversión de tiempo.

 

Las tarifas que son base se verán en negro y las tarifas derivadas en gris, así que estas últimas se ajustarán cambiando la base.

 

Cualquier cambio de precio que se quiera hacer con la tarifa se deberá hacer primero en la más cercana al nombre de la tarifa, que es la que corresponde al lunes y se podrá ver como “Lun”. Una vez que se comience a escribir el nuevo número, se verá inmediatamente cómo las otras tarifas derivadas cambian en consecuencia. Pero solo cambiarán para los días lunes si no se presiona el botón “reproducir” (copiar para todos los días) y elige “Todas las restricciones” antes de guardar. La regla general sería elegir siempre “Todas las restricciones” en ese menú desplegable para mantener intacta la integridad de las tarifas.

 

 

La mayoría de las propiedades tendrán una tarifa base para cada tipo de habitación. Eso significa que se tiene que repetir este proceso para la Tarifa Base de cada uno de ellos. Si todas las tarifas se derivan de la tarifa base de un tipo de habitación, el trabajo se realiza hasta este punto. Simplemente se presiona “Guardar cambios” en la parte inferior.

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